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Tipps für die perfekte Planung von Veranstaltungen

Die Planung einer Veranstaltung stellt relativ große Anforderungen an einen selbst. Mit den nachfolgenden Tipps und Handlungsempfehlungen umschifft man im Vorfeld des Events so mache Klippe!

Der richtige Termin

Auch das tollste Fest steht und fällt mit der richtigen Terminwahl. Die beste und perfekteste Planung wird zunichte gemacht, erscheint letztendlich nur ein Bruchteil der erwarteten Gäste. Spezielle Termine wie an Fenstertagen, verlängerten Wochenenden und der Hauptferienzeit sollten daher tunlichst vermieden werden. Soll das Fest dennoch an einem solchen Termin statt finden, dann sollten die Gäste schon bei der Einladung um feste Zu oder Absagen, mindestens 14 Tage vor Stattfinden der Feierlichkeit gebeten werden. Zusätzlich sollte beachtet werden, dass der Großteil der Gäste zur vereinbarten Startzeit der Feier bereits fertig mit ihrer Arbeit sind, und ihnen auch genug Zeit für eine kleine Ruhepause und zum Frischmachen gegeben wird. Denn, abgehetzte Gäste sind selten wirklich zufriedene Gäste. Perfekt wäre natürlich, hätten die Gäste auch am Tag nach der Party einen freien Tag, denn mit der Aussicht am nächsten Tag wieder früh aufstehen zu müssen, verlassen Viele den Event frühzeitig, was nicht zur Stimmung beiträgt.

Die perfekte Location

Die Gegebenheiten der Location sollen sich unbedingt der zu erwartenden Besucherzahl anpassen. Ein zu großer oder auch zu kleiner Partyraum wirkt als Stimmungskiller. Fühlt man sich in einem zu großen Saal leicht verloren, wirkt ein zu kleiner Raum sofort erdrückend. Es muss auch unbedingt die Belüftung und die Heizung des Raumes genau abgeklärt werden, können Fenster geöffnet werden, gibt es Klimaanlage oder regulierbare Heizungen. Und natürlich dürfen die Raucher unter den Gästen nicht vernachlässigt werden. Die Frage wo geraucht werden darf und soll muss ebenfalls im Vorfeld abgeklärt werden.
Genauso ist die Dekorationsfrage sehr wichtig. Wann können die Räumlichkeiten von Freunden und Helfern oder der Cateringfirma hergerichtet, aufgedeckt und dekoriert werden. Falls man in einer Gaststätte oder einem Restaurant feiert, unbedingt die Wünsche für Tischdekoration bekanntgeben. Die Farben der Servietten, der Kerzen und der Tischdecken tragen viel zum Flair der Feier bei. Wird die Tafel vom Restaurantpersonal eingedeckt, so ist dafür zu sorgen, dass Tischkarten und spezielle Servietten mindestens ein paar Tage zuvor dorthin gebracht werden.
Es lohnt sich aber, rechtzeitig drei verschiedenen Locations zu besichtigen und dann erst zu entscheiden.

Catering und Verpflegung

Soll ein Caterer engagiert werden müssen ebenfalls rechtzeitig verschiedene Termine für Probeessen vereinbart werden. Denn nur, was selbst probiert wurde, kann schließlich richtig punkten. Bei der Verpflegung auch unbedingt auf Vegetarier und Veganer Rücksicht nehmen. Ein kleiner Vermerk auf der Zusage-Antwortkarte der Gäste wäre hier von Vorteil.
Hat man seinen Caterer gefunden, das Essen ausgewählt, sollten auch noch die Fragen zu Getränken und Service abgeklärt werden. Viele Caterer bieten ein Rundumservice inklusive Bedienung an. Sollte allerdings nur das Essen geliefert werden, müssen unbedingt helfende Hände eingeplant werden, um nicht bei der eigenen Feier nur mit Abräumen und dem Sortieren des schmutzigen Geschirres beschäftigt zu sein.
Generell bieten sich die Möglichkeiten zwischen warmem und kaltem Buffet diverser Stilrichtungen. Edel oder rustikal, exotisch oder bodenständig, man muss jedoch auch immer auf den Geschmack der Gäste eingehen. Nur weil man selbst asiatisches Essen mit viel Schärfe liebt, so muss das nicht auch auf die breite Masse zutreffen.
Entscheidet man sich für ein Menü, das serviert wird, sollten auch verschiedene Entscheidungsoptionen für seine Gäste möglich sein. Fleisch, Fisch und Vegetarisch sind grobe Umrisse dafür, ebenfalls muss man bedenken, dass viele Damen lieber weißes Fleisch als rotes Fleisch essen, während Männer doch üppigeres Essen mehr schätzen.
Wird das Dessert oder der Kuchen von einem anderen Anbieter geliefert, unbedingt die genauen Zeiten abklären, und ob der Kuchen gekühlt oder ungekühlt gelagert werden muss. Denn so manch wunderschön überzogene und glasierte Torte zerfließt bei Wärme oder Kälte, und zurück bleibt dann nur ein trauriger und unschöner Anblick, den man sich durch eine kurze Frage ersparen kann.

Unterhaltung

Ob musikalische Untermalung, Liveband oder DJ, alles gehört gut durchdacht. Ist der ausgewählte Partyraum auch nicht zu groß oder zu klein für die gewählte Musik. Ist genügend Platz für die Band vorhanden, und gibt es ausreichend elektrische Versorgung. Entscheidet man sich für eine Band, soll diese ebenfalls zuvor selbst angehört werden. Am Besten nach einem Auftritt in der Nähe fragen, und selbst erleben. Wichtig ist auch, nicht zu vergessen, dass beliebte Bands und Gruppen meist schon Monate voraus ausgebucht sind.
Bei einer geplanten Showeinlage sollte auch immer das Thema im Auge behalten werden. Die Showeinlage sollte nicht zu lange dauern, denn gerne verlieren Gäste ansonst die Laune. Ebenfalls wichtig ist zu bedenken, falls viele Kinder auf dem Fest sind, ob das Thema für die Kleinen auch wirklich passend ist. So lustig eine Stripteasetänzerin sein mag, sind viele Kinder anwesend wird man dadurch die Eltern der Kleinen sicher nicht begeistern können. Eine kurze, witzige Showeinlage macht Spaß, kurz und knackig, maximal eine halbe Stunde, und alle Gäste bleiben dabei konzentriert. Auch zu lange Ansprachen und Reden wirken nicht immer positiv auf die Stimmung. Auch hier gilt, ein paar Minuten kurzweilige Reden sind in Ordnung, aber alles was darüber hinausgeht wirkt auf Gäste eher langweilig.

Kinder

Sind viele Kinder eingeladen muss unbedingt für Unterhaltung gesorgt werden. und natürlich auch für eine Aufsichtsperson. Denn nur so können die Eltern in Ruhe die Feier genießen. Eine Kinderanimation ist schnell organisiert. Außerdem brauchen die Kleinen auch einen eigenen Platz zum Spielen. Malbücher und Brettspiele wirken hierbei oft wahre Wunder.

Hat man nun seine Feier so gut durchgeplant, steht einem Erfolg nichts mehr im Weg. Je genauer das Fest im Vorfeld geplant und organisiert wurde, um so stressfreier wird es dann ablaufen. Und nur ein entspannter Gastgeber ist auch ein wirklich guter Gastgeber.

Muster für eine Event-Checkliste:

  • Einladungskarten
  • Zusagen und Absagen
  • Speisenwünsche
  • Räumlichkeiten
  • Dekoration
  • Raucherbereich
  • Toiletten
  • Catering
  • Konditor
  • Bedienung
  • eventueller Getränkenachschub
  • Musik
  • Band
  • Unterhaltungsprogramm
  • Kinderbetreuung
  • Kinderspielplatz

Hilfe aus dem Netz

In den vergangenen Jahren haben sich immer mehr Portale im Internet etabliert, die bei der Eventplanung helfen, indem bereits Locations und Eventdienstleister je nach Anlass, Ort oder Gästezahl vorselektiert sind. Einer von dieser ist "Event Inc", die zwar nicht ganz so viele Städte im Portfolio haben, aber für die großen Metropolen sehr gute Angebote und detaillierte Informationen bieten - hier lohnt das Stöbern:

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Mit diesen wenigen aber wichtigen Anhaltspunkten kann Ihr Fest nur gelingen!

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